Tribune – L’article 54 de la loi Travail, effectif depuis le 1er janvier 2017, permet à l’employeur de transmettre les bulletins de paie au format électronique, sauf opposition du salarié. Par Charles du Boullay, président de CDC Arkhinéo, spécialiste du marché de la dématérialisation et de l’archivage électronique.
Une mesure supplémentaire mise en place par les pouvoirs publics pour encourager la dématérialisation du bulletin de paie et faciliter les démarches de l’entreprise pour l’adopter. Il s’agit toutefois d’une pratique encore peu répandue en France avec seulement 15 % en comparaison avec l’Allemagne où 95 % des entreprises l’utilisent. Pourtant les avantages y sont multiples : économiques, écologiques, organisationnels… Pourquoi et comment mettre en place des bulletins de paie dématérialisés en entreprise ? Quels en sont les intérêts pour les salariés ?
L’anticipation des contraintes législatives
Dans les entreprises la tendance est clairement à la digitalisation de la plupart des démarches administratives, comme par exemples l’obligation progressive de transmettre électroniquement les factures à destination de la sphère publique, et l’ouverture du CPA (Compte personnel d’activité) avec la loi Travail 2017. Ce dernier a pour vocation de donner à tous les actifs les moyens de faciliter la gestion de leur vie professionnelle. Chaque salarié du secteur privé, demandeur d’emploi, fonctionnaire ou travailleur indépendant peut ainsi ouvrir un espace personnel en ligne où sont regroupés différents services numériques (Compte personnel de formation, Compte pénibilité, Gestion de carrière, etc.). Sur cet espace, le salarié pourra également consulter tous ses bulletins de paie émis sous forme électronique via un opérateur reconnu. L’employeur, ou le prestataire agissant pour son compte, devra alors garantir l’accessibilité grâce à un service en ligne pérenne et totalement sécurisé.
Étant donné l’ampleur du projet “CPA”, on peut prévoir d’ici quelques années que la mise à disposition des bulletins de paie électroniques sera une véritable obligation pour toutes les entreprises. Adopter le Bulletin de salaire électronique, et donc intégrer le CPA avant que cela ne devienne une obligation, est une opportunité : celle de bénéficier de modalités moins contraignantes et d’une plus grande liberté, notamment dans le choix du tiers archiveur.
Avantages économiques et environnementaux
Pour l’entreprise, la décision d’adopter le BSE permet une diminution immédiate des coûts de l’ordre de 33 à 67 % par bulletin. Avec l’impression, la mise sous pli, l’affranchissement et le stockage physique, une gestion papier classique est estimée entre 1 euro et 5 euros selon la taille de l’entreprise. Pour un traitement électronique, le coût sera inférieur à 0,50 euro par bulletin. Pour le salarié, la rapidité et la fiabilité du process sont également des atouts : les bulletins de salaire sont envoyés et disponibles en quelques clics sous forme, par exemple, d’un PDF signé à l’aide d’un certificat numérique qui en garantit l’intégrité. Ce document ne pourra être ouvert que par l’employé depuis son espace personnel sécurisé.
Enfin, la dématérialisation du bulletin de paie permettra au salarié de ne plus avoir de décalage entre la réception de son virement bancaire et le contrôle de sa fiche de paie. Ainsi, il pourra mieux vérifier et examiner en corrigeant instantanément des oublis ou des litiges. Il aura également la possibilité d’accéder à son bulletin partout et ne plus le perdre à l’occasion d’un déménagement, d’un sinistre… Il disposera toujours de son original pour toutes ses démarches administratives avec des éléments de preuves. C’est un service plus qualitatif rendu au salarié.
La mise en place des Bulletins de Paie Électroniques
L’instauration des Bulletins de salaires électroniques constitue ainsi une vraie opportunité pour les entreprises mais implique certaines obligations. Par exemple, il est indispensable de prévenir les employés un mois avant la mise en œuvre de ce nouveau dispositif. De plus, au cas où un salarié s’oppose à recevoir ce document électroniquement, l’entreprise dispose de trois mois pour lui remettre à nouveau en format papier. Elle est également tenue d’assurer la disponibilité du BSE pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Enfin, en cas de fermeture, le service en charge de la gestion du BSE et de son archivage a le devoir d’informer les employés au moins trois mois avant la cession d’activité, pour leur permettre de récupérer les bulletins de paie stockés.
Ne pas se limiter au simple bulletin de paie
Les premiers retours d’expérience ont mis en avant la satisfaction des salariés face à la mise en œuvre rapide de la digitalisation du bulletin de salaire et leur souhait d’étendre ce service aux autres documents RH : contrats de travail et avenants, bordereaux de participation/intéressement, demandes de congés…. Alors pourquoi ne pas aller plus loin ?
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